Для начала нужно понять, что это такое. Гарантийное письмо – это документ, подписанный собственником помещения, подтверждающий Ваше право использовать арендуемый адрес в качестве юридического. В нём отражаются обязательства арендатора по оплате, подписанию актов выполненных работ и другие.
Применение подтверждающих бумаг в бизнесе практикуется довольно часто. Деловые люди скрепляют свои отношения через договора и иные письменные документы. Они привыкли, что устная договоренность не доказуема при непредвиденных обстоятельствах. С недавнего времени его стали требовать практически в обязательном порядке при регистрации юридического лица.
Еще одной причиной, по которой руководители организации запрашивают ГП на помещение, – это доверие со стороны контрагентов. При отсутствии такого документа могут возникнуть сомнения и деловые отношения расстроятся.
Еще один нюанс в вопросе регистрации фирмы. Важно отметить, что есть список обязательных документов для подачи в налоговую инспекцию. ГП туда не входит. Его требуют негласно. Однако регистрация фирмы не по фактическому месту нахождения запрещена по закону России, что делает требование документа логически обоснованным.
Несмотря на «незаконность» требования гарантийного письма, налоговые инспекторы предпочитают иметь документальное подтверждение договорных отношений с собственником офиса. Вы можете настоять на своем и отказать в представлении документа, однако результатом будет отказ в регистрации фирмы.
Для московских фирм регистрация проходит в ИНФС №46. Сотрудники инспекции не исключение и также требуют уведомления при регистрации ООО. Во избежание потери денег за уплаченную госпошлину при отказе, предоставьте документ в налоговую.
Если Вы просто хотите арендовать офис, гарантийное письмо Вам не нужно. Но при желании регистрировать свою фирму по адресу аренды, указав его в качестве юридического, обязательно попросите нужную бумагу у владельца.
Если собственником арендуемого помещения выступает организация, для составления гарантийного письма нужно использовать фирменный бланк, отражающий все реквизиты. Его необходимо подтвердить подписью и печатью руководителя.
Когда физическое лицо или ИП являются собственниками, они подписывают заполненный бланк. При наличии печати у индивидуального предпринимателя он должен поставить ее на заполненном бланке.
Когда у собственника нет возможности подписать бланк, его могут заверить третьи люди. При этом обязательно иметь нотариальную доверенность. Она подтвердит факт того, что данное лицо имеет право выражать интересы владельца. В тексте уведомления отражаются сведения о доверенности. Срок действия документа ограничивается 3 годами.
Стандартной формы заполнения не существует. Однако на практике бланк должен включать в себя определенные сведения. К ним относятся:
Кроме прочего, собственник помещения может прописать разрешение на использование арендуемого адреса в качестве юридического. Налоговая учтет такую формулировку как подтверждение адреса. Условия сделки, действия по истечению договора аренды и иные значимые факторы могут быть отражены в ГП.
Гарантийное письмо – это страховка для арендатора при многих моментах. Однако юристы советуют наибольшее внимание уделить договору аренды. В нём должны быть наиболее подробным образом отражены все нюансы, касающиеся предмета договора и условий сделки. Этот документ станет гарантом юридической защищенности для Вас и Вашего бизнеса.
Наша компания предоставит гарантийное письмо по нашим адресам. Мы поможем сократить время на поиски юридического адреса, подходящего для Вашей фирмы. Подробности уточняйте у менеджера.